Indien u beschikt over de module E-Valuta en/ of E-Factuur kunt u naast de EUR ook andere valutasoorten aanmaken. Alle bekende ISO-valutacodes worden meegeleverd. U hoeft dus geen valutacodes meer aan te maken, u hoeft ze alleen nog te activeren. U kunt in [Systeem, Algemeen, Landen, Valutasoorten] valutasoorten activeren door het veld 'Actief' aan te vinken. Tevens kunt u onder andere de valutasoort wijzigen.
ISO-valutacode
Indien u een valutasoort wilt aanmaken die nog niet bestaat in de administratie, dan kunt u hier zelf de ISO-valutacode aangeven. Het veld is niet meer benaderbaar nadat de valuta aangemaakt is.
Omschrijving
Hier kunt u een omschrijving ingeven voor de valuta die u wilt gebruiken. U kunt ook van bestaande valuta de omschrijving wijzigen.
Hier kunt u de omschrijving in verschillende talen zetten. Deze optie is alleen beschikbaar als u in menu [Systeem, Algemeen, Instellingen] map Algemeen bij sectie 'Omschrijvingen in zoekvensters' talen ingevuld heeft.
Afkorting
De afkorting die u hier opgeeft mag u zelf bepalen, deze heeft niets te maken met de ISO-valutacode, hij mag natuurlijk wel overeenkomen.
Actief
In de administratie bestaan (indien u de module valuta heeft) een groot aantal voorgedefinieerde valuta. Deze kunt u echter pas in uw administratie gebruiken indien u hier het veld "actief" aanvinkt. Het voordeel is dat u tijdens de invoer een overzichtelijke lijst met valutacodes krijgt.
U beschikt hier over de volgende tabbladen:
Tabblad Algemeen
SWIFT-valuta
Deze valutacode wordt gebuikt bij telebankieren, het verdient derhalve aanbeveling om hier de ISO-valutacode in te vullen.
Valutasymbool
In dit veld kunt u het valutasymbool opgeven. Bijvoorbeeld € voor EUR en
$ voor USD.
Variabele dagkoers
Indien u tijdens het boeken de koers wilt kunnen veranderen vinkt u het selectievakje aan. U moet dit veld ook aanzetten in uw dagboek [Systeem, Financieel, Dagboeken].
Omrekenfactor
Voer de factor in die wordt gebruikt om een bedrag om te rekenen van een vreemde valuta naar uw standaardvaluta. Zo kunt u bijvoorbeeld voor de Turkse Lira een factor 1000 invoeren. De koers die u invoert, is dan de koers die u betaalt voor 1000 Lira. De berekeningsmethode hangt af van de koersrepresentatie bij de 'Administratiegegevens' in [Systeem, Algemeen, Instellingen].
Sectie Precisie
De precisie die gebruikt wordt voor het herwaarderen betreft de precisie die u heeft opgeven bij het onderhoud van de valutacode die u als standaardvaluta heeft gedefinieerd in de algemene instellingen.
Koersprecisie
De koersprecisie is het aantal decimalen achter de komma waarin u voor deze valuta een koers gaat invoeren. De EMU regels geven aan dat koersen van EMU valuta altijd in 6 significatie cijfers dienen te worden weergegeven. Dat wil zeggen de som van het aantal cijfers voor en achter de komma. Voor de gulden (1 EUR = 2,20371 NLG ) is de koersprecisie dus 5: 1, 1 voor en 5 achter de komma. Voor de Belgische Frank (1 EUR = 40,3399 BEF) is de koersprecisie 4: 2, 2 voor en 4 achter de komma.
Precisie voor bedragen
Hier kunt u de precisie voor bedragen ingeven. Bij de meeste valuta zal de precisie voor bedragen 2 zijn, omdat bedragen vaak met 2 decimalen worden getoond. Wanneer u de precisie aanpast verschijnt de volgende melding "Wijzigen van de precisie kan consequenties hebben als de valutacode reeds wordt gebruikt.". U heeft vervolgens de mogelijkheid om het systeem te laten controleren of de valuta reeds is gebruikt. Als dit het geval is wordt hiervan een melding getoond en kunt u aangeven of u het wijzigen van de precisie wilt annuleren of toch wilt doorvoeren. Bij de consequenties die dit kan hebben, kunt u bijvoorbeeld denken aan ongewenste afrondingen van opgeslagen bedragen.
Precisie voor prijzen
Hier kunt u een precisie voor prijzen opgeven. Prijzen zijn niet, zoals bedragen, vaak op 2 decimalen afgerond. Het kan voorkomen bij bepaalde goederen dat u met 3 of zelfs 4 decimalen wilt werken. Zeker bij een valuta met een hoge waarde zoals bijvoorbeeld de GBP (Britse Pond). Wanneer u de precisie aanpast verschijnt de volgende melding "Wijzigen van de precisie kan consequenties hebben als de valutacode reeds wordt gebruikt.". U heeft vervolgens de mogelijkheid om het systeem te laten controleren of de valuta reeds is gebruikt. Als dit het geval is wordt hiervan een melding getoond en kunt u aangeven of u het wijzigen van de precisie wilt annuleren of toch wilt doorvoeren. Bij de consequenties die dit kan hebben, kunt u bijvoorbeeld denken aan ongewenste afrondingen van opgeslagen bedragen zoals bijvoorbeeld artikelprijzen en uurtarieven.
Angelsaksische koersen
Bedragen in vreemde valuta worden gedeeld door de koers die van toepassing is. Het resultaat van deze berekening wordt gedeeld door de omrekenfactor.
Standaard-koersen
Gebruikt u de standaardkoersen, dan worden bedragen in vreemde valuta vermenigvuldigd met de koers die van toepassing is. Het resultaat van deze berekening wordt gedeeld door de omrekenfactor.
Sommige wisselkoersen worden uitgedrukt in vreemde valuta. Als dit niet zo is, is de omrekenfactor vereist.
Voorbeeld
De standaardvaluta is Britse pond Sterling (GBP). Een bedrag van 270.000.000 TRL (Turkse Lire) moet als volgt worden omgerekend naar pond Sterling:
Angelsaksische koersrepresentatie
1 GBP = 4 TRL (aangenomen dat de omrekenfactor 100.000 is)
270.000.000 / 4 = 67.500.000
67.500.000 / 100.000 = 675 GBP
Standaard-koersrepresentatie
0,25 GBP = 1 TRL (aangenomen dat de omrekenfactor 100.000 is)
270.000.000 * 0,25 = 67.500.000
67.500.000 / 100.000 = 675 GBP
Tabblad EMU
EMU-valuta
Wanneer u wilt aangeven dat de betreffende valuta een EMU-valuta is dan dient u dit veld aan te vinken. Vervolgens worden de onderstaande velden selecteerbaar.
Toetredingsdatum
Hier geeft u de datum van toetreding tot de EMU op.
Tabblad Grootboek
Sectie Koerswinst/verlies
Rekening verliezen/winsten inkoop
Het kan voorkomen dat u bij inkopen verliezen of winsten maakt vanwege de waarde van uw standaardvaluta. Om die verliezen of winsten op te vangen moet u hier een grootboekrekening opgeven. Deze velden zijn verplicht voor actieve valuta.
Rekening verliezen/winsten verkoop
Het kan voorkomen dat u bij inkopen verliezen of winsten maakt vanwege de waarde van uw standaardvaluta. Om die verliezen of winsten op te vangen moet u hier een grootboekrekening opgeven. Deze velden zijn verplicht voor actieve valuta.
Wanneer het bedrag van de factuur en de betaling of ontvangst niet overeenkomen verschijnt bij het afletteren het verwerkenscherm. In dit scherm kan aangegeven worden wat met het verschil bedrag dient te gebeuren. Bijvoorbeeld het saldo laten staan of het verschil bedrag afboeken als betalingsverschil, etc. Wanneer de factuur en de betaling of ontvangst in vreemde valuta zijn is in dit scherm ook de optie 'Koersverschil' beschikbaar. Wanneer het verschilbedrag als koersverschil weggeboekt wordt, wordt een van deze vier rekeningen gebruikt. Wanneer het betaalde bedrag lager is dan het bedrag van de inkoopfactuur wordt de rekening 'Rekening winsten inkoop' gebruikt. Is het betaalde bedrag hoger dan wordt de rekening 'Rekening verliezen inkoop' gebruikt. Voor de ontvangsten voor verkoopfacturen wordt de rekening 'Rekening verliezen verkoop' of 'Rekening winsten verkoop' gebruikt, afhankelijk van of het ontvangen bedrag hoger of later is dan het factuur bedrag. In het verwerkenscherm wordt in dergelijke situaties tevens de rekening getoond waarop het bedrag geboekt zal worden.
Sectie Herwaardering
Nadelige/Voordelige herwaarderingen
Wanneer u grootboekrekeningen met een valuta afwijkend van uw standaardvaluta herwaardeerd kunnen er ook verliezen of winsten optreden. Hier kunt u de rekeningen opgeven op welke rekening het resultaat van de herwaardering geboekt moet worden.
Tabblad Extra
Op dit tabblad vindt u een aantal velden die u zelf kunt definiëren. De waarde van deze velden kunt u zelf bepalen. Tevens kunt u de omschrijvingen van de vrije velden zelf definiëren.